发邮件的注意事项

怎样运用好Email

Email 早已成为我们生活和工作中的一部分，工作上每天收发很多电子邮件，是很平常的事。但是我们如何才能更好的运用Email，经过上周五的讨论，以下是怎么运用好Email讨论的记要。

一、在什么情况下须发邮件：

1. 方案需要领导审批、支持、配合的。

2. 部门与部门之间需要沟通的。

3. 工艺完善技术方案。

4. 重要文件需要留下证据的。

二、邮件发送对象

1．本部门同事之间的邮件，如果很易解决，直接联系就可以了；如果觉得比较棘手或难以解决，或需要上级支持，需要将邮件抄送给直接上级。

2．寻求跨门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级；也要同时抄送自己的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。

3．选择邮件发送对象的时候避免以下现象：本公司内部沟通需要解决的事，千万不要发给外公司的人员。没成形的方案不能抄送给领导。

4．不要在本公司的往返邮件中直接转发给外公司人员，最好是另写新邮件。

5．对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件上回复，以便查看事件的连续性，便于追踪。

6．在发邮件前不确定是否合适的邮件，最好先讨论一下在发送。

三、怎样写邮件内容

1．例行文件或者通报可以一句话带过。

2．如果带有附件，邮件正文对附件主要内容进行总结，避免领导一一打开附件才能知悉沟通事项；附件的文件名也要能概括出文件内容。

3．邮件正文应层次清晰、内容明确，将所要表达的内容陈述清楚。写完邮件后

只要时间不是特别紧急的情况下，写完后从头到尾看一下：是否有错别字? 是否用词不当？是否有将想要说的内容说清楚？

4．如果给领导写邮件时，有不同方案可以选择可以把自己的见意写上，并写明为什么要选择此方案的原因，方案的具体内容，选择此方案的优点。

四、沟通确认和反馈

对重要沟通事项，发送邮件时要求对方有收到后确认，并在发送邮件后最好

电话提醒对方引起关注。如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒。

1. 收件人是否正确

2 .抄送是否确

3 .主题是否合适、遗漏

4. 邮件正文是否遗漏要点（时间、地点、事件、人物、结论、未来计划安排） 5 .附件确认一下邮件中是否添加附件了

五、不适合用Email讨论的事情和场合

1．私人的事情最好不要在Email里面说。

2.如果一个Email来来回回，回复多次了，这个事可能就不适合再用Email说了。一般这就是一个比较复杂的事情，双方可能多方在扯皮、推诿，甚至可能会互相指责。对复杂事情，最好的还是当面沟通，因此设法开一个正式或者非正式的会议，大家见面沟通，最好。如果限于条件不可能见面，那也最好是电话里面沟通。

一般情况下，建议一个邮件来回3次就不要再回复了，应该直接电话或见面沟通。