应收账款对账制度

文件编号

XS-WI-ED02

深圳市旭升光学科技有限公司

shen zhen xu sheng optical technology co.,ltd

生效日期 修订日期 版 页 本 码

2013.09.01

/ A/0

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文件名称 制订部门

应收账款对账制度 业务部

一．目的 为加强公司对应收账款的全面管理，真实、准确、完整核算应收款项，加速资金周转和货 款回笼，减少坏账损失，规范公司应收账款业务处理，特制定本制度。 二．范围 适用于参与应收账款管理活动的各相关部门。 三．定义 应收账款：指企业因销售商品、产品或提供劳务等，应向购货单位或接受劳务的单位收 取的款项及代垫的运杂费等。 四．职责 财务部 1.财务部负责销售与收款等应收款项的结算与记录，监督管理货款回收。 2.负责本公司应收账款的日常管理与控制。 业务部 1.负责处理客户管理，签订合同、执行销售政策和信用政策。 2.负责催收货款、对账确认债权、取得货物签收回执、销售退回审批等。 五．内容 （一）应收账款处理流程： 1．客户资料的新建和维护： 按业务部批准客户资料表新建和更新表，新建和更新客户编码并录入相关信用期、信用 额、开款信息、账号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给销售部门的相关人员。 财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档。 2．开具发票确认收入： （1）具体业务财务收入确认条件： 销售定单、发货单（客户或授权人员签字）、发票（按合同条件确定的时点和条件开具）。 （2）具体开具发票的流程： 核对销售定单、发货单： a)核对公司的销售定单、发货单据，与客户沟通对账，主要核对数量和价格是否相符。 b)开具发票：核对正确后开具增值税发票或普通发票、外销发票等。 c)寄送发票给客户：并将上述发票、发票签收单等相关收款单据及时交到客户处，确认 客户收到相应的发票。 （3）会计处理：及时按发票及时进行账务处理。 （4）收款销账： 出纳在收回货款后，由往来会计向客户直接或销售部要求客户付款明细，按发票对应收账 款进行及时的核销。 （5）月未结账对账： a)月未销售数量的核对：结账前与成本会计一起核对本月的所有销售产品的数量和出仓数 量,对平后结账； b)月未销售单价的核对：结账前按客户核对本月所有开具发票的价格； c)对仓库本月出货单签收原件进行核对；

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应收账款对账制度 业务部

d) 库存盘点。仓储部门应每月对库存实物进行盘点，财会及业务部应定期稽核，做到账实、 账账相

符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。 （6）客户对账单： 按销售合同的相关客户收款账期等收款条件，月未出具明细到发票的应收账款对账单发给 客户进行核对。 （7）逾期货款催收： 每周对客户逾未付款部份发票，及时将相关信息提交相关部门，并配合相关部门与客户沟 通或运用相关手段如停货等，将相关货款及时催回。 如以上措施还未收回货款,将交由公司法律顾问处理。 3、销售退回与折让的处理：销售退回与折让应经相关领导按《权责指引》审批后办理。退 回货物由品质部检验和仓储部清点(计量)后入库。财务部依据检验证明、退货接收报告以 及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。 六．附件 1.应收账款流程 2. 催款单 附件 1 应收账款流程 输出 序 流程 工作内容及要求 负责人 （记录、报表及 号 步骤 文件） 1、业务部应建立客户档案，做好客户的资 信调查，为信用评价提供完整的科学的依 据。主要调查客户的品质、能力、资产、持 续经营等要素，并进行综合信用等级评价。 2、按规定流程办理合同审批，财务部经理 对合同约定的结算金额、结算方式、收款和 开票约定、违约责任等条款要认真审核，严 格把关。 1、财务部审核合同、发货单及做销售台帐 报表； 应收 二 款项 管理 2、财务部审核无误后开发票，确认销售收 入和应收账款，做凭证记帐； 3、客户付款，财务部收到付款入账，冲减 应收账款并更新记录； 4、财务部门组织业务部门每月与外部单位 或个人对账 财务部

销售 一 合同 建立

业务部 财务部

销售合同

销售台帐报表或 应收账款明细表 输入总帐系统 销售发票

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账龄 分析 催收 欠款 完成 结算

应收账款对账制度 业务部

三

财务部编制应收账款明细、账龄报表

财务部

销售台帐报表或 应收账款明细表

四

财务部检查客户是否按合同规定按时付款， 如果逾期， 转业务部催收账款并控制后续发 货维护等

财务部 业务部

销售台帐报表或 应收账款明细表

五

结算完成账务处理

财务部

销售台帐报表或 应收账款明细表 输入总账系统

附件 2. （催款单/二级催款单/三级催款单） 催款单 _______公司： 截至_____年__月 31 日，我公司账面尚有贵公司欠款_____元(大写人民币_____元整)。按 照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在_____年__月__日之前支付上述款项，但我 公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在

近期内及时向我公司支付上述款项。 此致 公司(印章) _____年___月___日 二级催款单 _______公司： 截至_____年__月 31 日，我公司账面尚有贵公司欠款_____元(大写人民币_____元整)。 按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在_____年__月__日之前支付上述款项，以 上款项我们已经提醒过贵司付款，但是截至 年 月 日，我们仍未收到贵司的付款，希 望贵司能在 天内安排付款。 如有其他原因请即书面回复，谢谢！ 此致 公司(印章) _____年___月___日

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文件名称 制订部门

应收账款对账制度 业务部 三级催款单

_______公司： 截至_____年__月 31 日，我公司账面尚有贵公司欠款_____元(大写人民币_____元整)。 按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在_____年__月__日之前支付上述款项，鉴 于贵司以上款项经多次催收仍不能正常安排付款，我司将暂时停止与贵司的所有交易，请务 必及时安排付款。我们保留随时向法院提请诉讼的权利。 特此通知，谢谢！ 此致 公司(印章) _____年___月___日

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