企业信息资源的整合

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档案学研究

企业信息资源的整合

●王金木

内容摘要本文论述了企业信息资源只有经过整合集中统一管理，才能对企业的经营发展发挥重要作用。

关键词企业信息资源整合

一、企业信息资源在企业生产经营中的作用

通常，一个企业要维系其正常的生产经营，必须要有稳固的资金流、物流和信息流。若资金链断裂，物流阻塞，信息流不畅，都将影响企业

的正常生产。企业竞争实际上是行业内企业的激烈竞争，其实质是“价廉物美”的竞争“，降本增效”的竞争，其基础是科技、管理、人才的竞争。基于信息的非物质性、可传播性和可利用性，致使开发利用信息资源在企业生产经营和市场竞争中发挥越来越大的作用。主要表现在：

１．信息资源的成本相对较低。

由于信息的非物质性及可传播性，因此，信息的获取不像资金的增值、积累需要一个较长

（上接第２１页）

料：要加强馆际协作，联手搞好服务。再次，实现服务范围的创新。要积极扩大影响，全方位多角度地提供档案信息。要树立双重效益观念，充分发挥档案信息资源在经济建设和社会发展中的作用，同时还要主动为社会各界提供具有较高科学实用价值以及具有参考价值的信息资源，以满足社会不同层次用户的需求，从而取得社会效益和经济效益。

第三，机制创新。高校档案部门必须营造新的工作机制，以加强和改进自身的建设。一是建立工作机制。实行“谁主管，谁负责；谁经办，谁负责”的原则，形成层层负责，职责分明，齐抓共管的档案工作机制。二是强化监督机制。坚持

“以法治档”，强化监督机制，确保档案工作的顺利进行。三是创新管理机制。要突出重点，抓关键环节。要做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举，特别是对重点档案和有价值的档案要加强开发利用，克服重管轻用现象。要重视做好系科、部门的收集归档工作，因为它直接决定学校档案工作的质量，抓住了这个基础，就是抓住了关键环节。四是引入竞争机制。积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（作者：金鑫，江苏省南通市，南通大学档案

馆，邮编：２２６００１）

２００６年第５期

的过程，也不像物料的获取需要一个铜板一个铜板地付出。在当今计算机网络技术广泛应用，信息化高度发达的今天，当输出一个关键词，点击一下鼠标，在不经意的瞬间就有可能获取一条重要的信息，而不要花费太多的时间和成本。信息资源是信息的集合，因而，信息资源的成本也是比较低的。例如人们熟知的档案信息资源，是企业生产经营过程中自然形成的，不需要企业再花费资金，另加投入。

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１．造成企业的信息资源分散管理的状况。

由于对口交流实际上是企业各部门之间的相互交流，因此，直到现在，除档案信息资源由于档案管理升级要求集中统一管理外，其余信息资源多数企业仍处于分散管理的状况。例如，科技信息资源归技术部门管理，生产信息资源归生产部门管理，设备信息资源归设备部门管理，经营信息资源归供销部门管理，财务信息资源归财务部门管理，人力信息资源归人事部门管理等等，把原本应该作为一个整体的企业信息体系人为地隔裂开来。

２．开发利用信息资源的作用巨大。

由于信息可利用性，因此，开发利用信息资源会给企业带来巨大的经济效益。在企业发展史上，一条有用的信息可以救活一个企业，一条错误的信息可以毁掉一个企业的例子屡见不鲜。进入２１世纪，人类逐渐步入知识经济、信息化的时代，信息同材料、能源一起已成为社会发展的三大支柱之一，信息的重要性尤为突出。

近几年来，我公司应用信息取得经济效益的例子是很多的。例如，我公司得知美国ＫＴＶ钢铁公司采用溅渣护炉技术（用飞溅的钢渣保护转炉炉衬的技术），取得转炉炉龄２万炉的好效果时，邀请鞍钢两位炉衬专家与我公司合作，成功地研究开发了小转炉的溅渣护炉技术，使转炉炉龄由原来平均９００炉提高到２．６万炉，年经济效益６００万元以上。该项目在国内一跃领先，并获得省科技进步一等奖。

值得一提的是，信息为企业创造经济效益往往是不可逆转的。也就是说，信息为企业创造的效益是稳定的，一经取得不会再丧失。这对企业的降本增效，生产价廉物美的产品，提高市场的竞争力极为有利。

二、企业信息资源的管理状况

为了解同行业各个企业的信息，分析本企业所处的位置，制订本企业的赶超目标，提高市场竞争力，各个企业一般都会参与通常由行业协会组织的同行业信息的“对口交流”。这种对口交流曾对企业信息资源的形成发挥很大的作用，但同时给企业信息资源的管理设置了长期难以逾越的鸿沟：

２．造成企业的信息资源难以共享的状况。

由于对口交流是在企业部门之间进行的，因此，很多企业部门之间的信息还处于“各自为政”“、信息壁垒”的状态。部门之间不是主动地提供信息服务，而是有意无意地阻塞信息的共享和利用。总以为部门的信息是部门采集形成的，只能供本部门使用，其他部门不能使用，不利于企业信息资源的共享和企业信息整体功能的发挥。

三、企业信息资源整合的好处

企业信息资源的整合，是将企业的信息资源重新组织、构建成为一个有机联系的、相互渗透的、供企业共享的信息体系。可以通俗地认为，企业信息资源的整合，就是企业信息资源的集中统一管理。通过企业信息资源的整合，会给企业信息资源的管理和利用，更好地发挥企业信息资源的作用带来诸多的好处：

１．丰富企业的信息宝库，最大限度地实现

企业信息资源的共享。

企业信息资源整合后，拆除了部门之间的信息屏障，会使企业信息无形中“多”了起来，丰富了企业的信息宝库。另外，企业信息资源整合后，除了一部分在一定时间仅限于一部分人利用的保密信息外，其余信息均可在企业内传播，供企业员工共享和利用。让企业员工对自己的岗位、对部门、对企业、对行业、对国内外的状况有更多了解，激发员工的工作热情和创造精神，找出差距，为企业生产经营和发展多提合理化建议，在本职工作岗位上多

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档案学研究

团公司企业信息整合工作做得比较好。２００６年重庆市档案局在重钢召开５月，冶金档案学会、

档案管理经验推介会，推广重钢信息整合等方面的经验。

２．节省企业信息管理费用，提高工作效率

和管理水平。

由于分散式管理模式要给各部门配置众多的软硬件设施，而且由于要求不一样，配置也不一样，难以实行共用或调剂使用，因而企业信息管理费用的投入不仅不会减少，反而增加了。企业信息资源的整合可以克服这些弊病，精简企业的软硬件，因而可以节省企业信息管理费用。

另外，分散式管理模式还造成各个部门软硬件的支持条件、运行环境很不一致，给信息管理带来很大的困难。实现信息资源整合后，由一个部门统管企业的信息工作，可科学、规范地进行管理，不仅给信息管理工作带来很大的方便，而且可以节省信息管理人员，提高工作效率和管理水平。

２００５年，重钢基本上完成企业信息资源的

整合。重钢档案馆现有档案资料１０万卷，底图档案３０万张，实物档案近６００件，ＩＳＯ、ＩＦＣ、行业标准５６００个，电子图书ＡＳＴＭ标准，国标、

１万册，科技期刊８０００余种，报纸信息１２０万条。另外，还有中国优秀的硕、博论文的论文库，重要会议的论文库，以及自建冶金特色的数据库等等。据重钢统计，实现企业信息资源整合之后，信息开发产品增多，利用档案信息资源所创的经济效益明显增加，电子图书的使用率比纸质图书使用率大大提高，科技期刊使用情况良好，电子标准在公司的生产经营和技术创新发挥很大作用。

四、企业信息资源整合要注意的几个问题为促进企业信息资源整合工作的顺利进行，笔者认为应该做好以下几项工作：

３．可以充分发挥企业信息资源的整体功

能。

如同企业的生产、建设、经营、管理必须形成一个完善的整体一样，企业的信息资源也应该形成一个完善的整体，进行一体化管理，才能更好地开发利用，更好地发挥企业信息资源的整体功能，为企业的生产经营和发展创造更多的效益。

在这方面的例子也很多，笔者在实际工作中也略有体会。例如，有一次，笔者在俄文杂志上看到一篇用简单的圆柱体代替复杂的转炉炉体计算２５０吨转炉液体金属倾动力矩的报道，受到启发，立即查阅三钢１５吨转炉炉体的档案材料，进行了分析计算，并与设计手册的数据作比较，发现同样可以获得足够的准确度，便借助《炼钢》杂志在国内推广应用。这项工作巧妙地利用情报资料和档案信息的有机联系，较好地解决了小转炉倾动过程中，由于液体金属重心和液面的瞬时变化给液体金属倾动力矩的计算带来困难的问题，使企业信息资源的整体功能得到比较充分的发挥。

１．转变观念促整合。

观念的的转变是最大的转变，观念的进步是最大的进步。只有转变观念，抛去陈旧落后的观念，增加健康向上的新观念，才能做好企业信息资源的整合工作。要充分认识信息资源分散管理的弊端和信息资源整合的好处和必要性，在思想上树立企业大信息系统的观念。

首先，要正确处理部门与企业，部门信息资源与企业信息资源的关系。要明确部门只是企业为了方便工作而设置的工作机构，部门是个体，企业是团队，企业才是市场竞争的主体；部门信息资源是企业信息资源的一部分，部门信息资源只有融入企业信息资源之中，才能发挥更大的作用。其次，在这基础上，要积极采集信息，丰富企业信息资源，同时积极开发利用企业信息资源，为领导决策和自身的工作需要提供科学的信息依据，促进企业的发展。

４．一个企业信息资源整合比较成功的实

例。

根据笔者所知，在众多企业中，重庆钢铁集

２．建立健全信息管理机构，统管企业的信

息工作。

２００６年第５期

企业是一种生产经营的组织形式，不像社会是一个庞大的组织，要统筹兼顾社会的方方面面，要有科学、明确的分工，信息管理工作要做得很细。企业只要设置一个机构，如信息管理中心，或信息中心，或档案馆，专门从事企业的信息资源管理工作，进行企业信息的收集、管理、利用就可以了。

企业档案馆是企业档案信息资料的贮存基地和利用中心。经过几十年来档案恢复整顿、档案管理升级、档案工作目标管理等实践的考验，企业档案馆建立了一整套完善的工作制度，收集、积累了丰富的馆藏资源，培养了一支作风踏实、经验丰富的信息管理队伍，若能根据工作需要增加一部分专业人员，全面负责企业信息管理工作是完全可行的。

提高信息查询速度，提高信息利用率。

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系统里，方便采集、管理和开发利用，也有助于

科技和管理是（４）分清轻重缓急，先易后难。

推动企业发展的两个轮子，在整合企业信息资另源时，应首先考虑整合这两方面的信息资源。外，要兼顾先易后难，先整合企业原有的信息和价格相对低廉的电子信息，再考虑采集、扩充成本较高的信息。例如，其前期工作可以在企业档案信息的基础上，先考虑整合企业技术攻关急需的情报资料、科技期刊和专业标准的信息，再考虑整合电子图书、硕博论文、重要会议，以及经营管理等方面的信息。

４．要处理好企业信息资源的保护和开发利

用的关系。

在企业生产经营活动中，为提高企业的竞争力，企业会开发一些专有技术，形成一些独特的管理方法，包括高层决策和商业秘密等等。这些信息都应该受到尊重和保护。为妥善保护这些信息，通常，企业都会将这些信息作保密处理。

要处理好企业信息资源的保护和开发利用的关系，实质上是要正确处理保密和利用的关系。保密和利用是一对矛盾的统一体，既是矛盾的（有相互对立的一面），又是统一的（又有相互依存的另一面）。总之，这是一个需要正确处理又要妥善解决的问题。

从利用的角度看，保密只是在一定时间内限定一部分人利用某一些信息的一种特殊的利用方式。即使是很普通的系统软件，这种利用方式也可以通过系统软件的权限设置来实现，因此，认为企业信息资源整合后会给保密工作带来困难的担心是多余的。

总之，开发利用企业信息资源在企业生产经营和发展过程中发挥了很大的作用。企业信息作为一个整体不应该采取分散管理的模式，而应该采取集中管理的模式。企业信息资源的整合会给企业带来很多好处，企业应当珍惜时机，加快步伐，努力做好信息资源的整合工作。

３．整合企业信息资源。

为了方便企业信息资源的管理和开发利用，提高企业信息资源整合的质量，企业信息资源的整合要注意以下几点：

（１）选择或自行开发适合本企业信息管理需

要的软硬件系统。无论是外购软件，还是自行开发的软件，都要求技术成熟、先进。该软件除了能最大限度地满足企业信息资源管理的需要外，其数据处理功能及其查询速度等重要指标都要符合国家规定的要求，同时还要留有余地，便于日后的补充和完善。也就是说，既要有针对性和适用性，又要有科学性和前瞻性。硬件配置要能够实现对所有企业信息进行数据化处理，以及在线接收、管理、利用、统计、借阅等功能。

（２）对企业信息资源进行一次比较彻底的鉴

定工作。鉴定工作的总体要求是要保留对企业有用的信息，删除对企业无用的信息。例如，要彻底删除垃圾信息、花边信息、不真实信息、过时信息、或对企业有误导作用的错误信息等等，以提高企业信息资源的质量，同时尽量减少无用信息的占据空间。

打破部门、时间的界（３）分门别类进行管理。

限，按信息的属性，根据信息的数量、重要程度，在企业大信息系统的前提下，把企业信息分成若干类别，存放在大系统中若干不同属性的子

（作者：王金木，福建省三明市三钢集团公

司综合档案室，邮编：３６５０００）