非正式组织及其管理和控制

作者：王利平苏雪梅

经济理论与经济管理 2007年08期

　　非正式组织是组织理论中的一个重要课题。巴纳德(Barnard)、梅奥(Mayo)、西蒙(Simon)等人的组织管理著作，奠定了正式组织和非正式组织的基础理论，但后续的深入具体的研究甚少。国内部分学者近年来就组织的非正式方面对组织的影响进行了一些相关研究，据此提出了一些管理方法。但这些研究对非正式组织的分析并没有深入到深层次的作用机理。无论是理论上，还是实际的管理过程中，对非正式组织作用机制的认识仍然非常有限。本文意在深层次挖掘非正式组织的作用机制，探求发挥非正式组织的正面作用的管理机制。

　　一、非正式组织含义及存在基础

　　正式组织是两个或两个以上个人有意识地协调的行为或能力的体系，通常表现为一系列正式规定的、明确的、形式化、结构化了的目标、制度、结构、流程、规范等，是理性的系统。相对而言，非正式组织是两个或两个以上个人之间无意识地协调的行为的体系，是包含有多种心理因素的系统，而尚未上升为形式化、制度化、结构化的组织规范，它是组织中潜在的并在组织运转实践中有自身作用的规范和作用机制。

　　非正式组织在两个层次上存在：其一是作为一般组织形成的基础；其二是在组织中相对于正式组织的存在。

　　在社会生活中，人与人之间即使不在一个组织内，仍会发生大量的各种各样的接触和交往，这是人的社会性的伴随物。这种社会化过程使人与人之间形成了共同的习惯、风俗、道德观念和社会规范，形成了同质性的心理状态，对人的行为方式赋予了一定的组织化和体系化特征，这就是基础层次、广义上存在的非正式组织。这个层次上的非正式组织是所有组织存在的基础。

　　正式组织是在这个基础上，目标明确化、具体化和结构形式化的产物，是共同的、理性的、超越了任何独立个体的系统。由于其表现为形式化、制度化和结构化，已经和每一个个体的具体需求和个性相去甚远，正式组织再完美，也不可能把每个组织成员的目标、需要、兴趣都包容进去。组织成员个人的不能或未被正式组织包容的部分或有差异的部分，仍然是一个客观的存在，仍然会寻求正式形式之外的表达或实现途径。这种正式组织不能或未能包容的部分，就是组织中的第二层次——非正式组织存在的基础。

　　个体的需要、目标和个性追求，被正式组织包容或者满足的程度，从根本上决定了组织中非正式组织生存的基础和状态。

　　首先，组织目标不能囊括所有成员的个别追求，一般不会与个人目标完全一致，即使对于那些以实现组织目标为个人利益的参与者也是如此。从自然系统的角度看，个人目的是复杂的、分散的、各不相同且易于变化的，组织中参与者的自身利益不能被忽视，他们总是寻求多重利益的实现。同时，组织目标本身围绕组织生存和延续的需要存在一种适时调节机制，组织目标的调整会改变组织成员个人目标被实现、被满足的程度。另一方面，个人的目标本身也在发生变化，而这种变化与组织共同目标的变化常常是不一致的。

　　其次，个人需要不可能被正式组织提供的诱因充分满足。不同个体在组织中的需求是有差异的，不同时期的需求结构也是不同的，而且需求随着条件的变化而逐步改变。形式上统一的、公平的激励报酬体系不可能顾及每个人的需求特点。从根本上说，组织中个体的需求始终存在未被满足和未得到充分满足的部分，这部分需求正是滋生非正式组织的温床。

　　由此可见，组织中正式组织本身的存在形式造就了非正式组织形成和存在的条件。正式组织没有把组织成员的观念、思维方式和行为规范全部“正式化”，未被“正式化”的部分仍然会支配人们的思维和行为，非正式组织形成和存在的一个基础就是这个部分。另一方面，组织正式化的过程发展、强化了其中一部分共同的价值，从而限制、约束了那部分没有“共同化”的需求、目标、个性追求的实现和满足，这是非正式组织存在的另外一个基础。

　　综上所述，非正式组织在组织中产生、存在和发展有其客观必然性。第一，非正式组织是组织的基础；第二，正式组织的形成造就了非正式组织存在的基础；第三，正式组织在相当程度上制约、影响着非正式组织。其根源在于正式组织永远无法完全满足、包容成员的目标、需要和个性追求。

　　二、非正式组织对组织的作用

　　(一)非正式组织的层次

　　组织中的非正式组织通常表现在两个层次上。

　　第一个层次是组织成员在工作之中和工作之余发生的大量接触和交往，积累形成的共有观念、思维方式和行为规范。这是非正式组织最初级、最松散、最简单的形态，并形成了基础层次的组织文化。

　　组织中更普遍现实是，人和人之间的非正式接触交往是不均等的，会形成小的群体或团伙，这是非正式组织的第二个层次。人际关系的任何纽带，都可能在适当条件下发展成为非正式群体产生的基础。这种群体或团伙可能体现为一般的情投意合、哥们儿义气，也可能形成某种利益团体，甚至可能发展为与正式组织搅合在一起的帮派势力，滋生出组织内部的潜规则。

　　非正式组织自身存在的基础和层次性决定了它对正式组织的作用具有两面性，即在合理范围内的积极作用和超出合理限度的消极作用。

　　(二)非正式组织对组织作用的三种途径

　　借用巴纳德正式组织三要素分析框架，可以从共同目标、协作意愿、信息沟通三方面分析非正式组织的作用途径。

　　1.协作意愿。组织提供给个人的诱因和能够从组织成员身上获得的协作的意愿永远是有距离的。首先，组织特定时期具体的诱因组合是受当时组织成员的需要和追求制约的。其次，正式组织能够作为激励手段使用的诱因类型是有限的，很多存在于心理层面的因素不可能像报酬、地位那样能够被正式组织运用。很多正式方式不能直接取得的效果，通过非正式的方式往往能够达到。企业组织结构方式中的团队结构制，在其形成过程中，非正式组织的作用往往是不可或缺的。总体来看，对于协作意愿，正式组织以纵向的激励为主，非正式组织则以横向的影响为主。

　　2.组织目标。首先，正如我们反复强调的，组织目标是在不同的个人目标基础上综合提炼、上升而成的，首先是非正式的，然后才是正式的。其次，组织目标调整和改变，直接来自于大部分组织成员观念和追求的改变，间接地来自于时代变迁和社会一般价值观念的影响。非正式组织正是这种变化的中介。再次，个人目标与组织目标永远存在差异，在正式组织中未能实现的个人目标可以在非正式组织中找到合适的方式体现出来，正如有领导欲望的个人可能在某种非正式群体中成为部分人的领袖，从而实现正式组织中未能体现的价值，找到实现某些个人目标的途径。

　　3.信息沟通。通过组织结构、制度规范、业务流程等结构框架，正式组织为信息沟通提供了明确的渠道、程序和规范。此外，仍然存在大量非正式的沟通交流，补充、完善了组织的信息沟通，成为信息沟通的必要环节，起到积极的作用。而另一方面，它又成为偏离组织共同目标、弱化协作意愿、形成非正式群体和派系、消解组织力量的途径，这种作用是消极的。

　　三、非正式组织的积极作用

　　(一)非正式组织奠定组织形成的基础

　　一个组织的形成，首先通过非正式的接触交往、信息沟通和情感交流，形成共同的目标，然后为了共同目标的实现，逐步形成协作的意愿，最后形成有效的沟通渠道和规则，再经过进一步的形式化、制度化和仪式化，成为完善的正式组织体系。非正式组织从三个方面构成正式组织的基础。这一点至关重要。

　　从另一个角度看，组织对人的行为的规范和约束不能超越非正式组织提供的最终限度。超越了这个限度，就会从根本上瓦解组织生存的条件。组织目标和价值导向一旦偏离组织成员个人目标和价值基础，就不可能得到大家的理解、认同和追随，也就丧失了其作为组织的目标、行事依据、判断标准、价值意义的基础。正式组织要在非正式组织提供的限度之内运行。

　　(二)非正式的组织管理过程是正式的组织管理过程的必要补充

　　组织中的正式管理过程不可能调节个人行为的所有方面，也不可能从个人全部需求、动机、情感出发。非正式的接触交往过程既从心理层面影响个人，也从行为层面影响个人，成为正式过程的必要补充。比如权威，领导一服从关系的形成不仅仅依靠正式组织规定的职能权威，还包含了由于目标认同、利益一致、人格魅力等非正式的影响形成的下级对上级领导指示的自愿接受。从权威的接受角度看，个人受到大量的非理性的、超越职能范围的影响。这种非正式的影响，保证了职位权威或正式组织权威的有效性，使得管理人员在组织管理过程中较少受到阻力和抵触，一项指示或命令以正式的方式发布出来之前，已经存在组织成员共识或默契的基础。

　　(三)非正式组织赋予组织以活力

　　非正式组织有助于维持正式组织的凝聚力，维护个人完整人格。组织中大量的信息沟通是通过非正式沟通实现的；非正式的接触和交往在弥补由于工作、职业给人造成的身心伤害，保障成员身心健康方面起到了积极有效的作用。很多时候，组织目标调整和组织变革也首先是通过非正式的影响开始的。

　　(四)非正式组织对组织文化的形成起着至关重要的作用

　　价值观和基本信念是组织文化的核心，这种价值观和基本信念能够指导组织的活动和行为。价值观和信念这种深层的认知不可能通过正式组织发布的规则、制度所规定，也不可能由组织结构、工作流程、职能分配来体现，只能通过非正式组织形成和确定。但非正式组织并不等于组织文化。组织文化随着时间推移逐步形成，变化缓慢，由于认同组织文化的新成员加入而得到强化；而非正式组织成长迅速，根据环境的变化和组织成员之间的相互作用而改变。组织成员间的非正式交往影响组织文化，引导组织文化的发展，通过非正式交往方式的不同导致不同组织文化观的发展。非正式组织的第二个层次，组织成员之间交往的非均等性会导致小团体出现，也会出现一些对其他成员有很强影响力的人，这种小团体和其中的有影响力的人的观念会引导组织文化的发展，组织文化的差异也主要由此引起。

　　四、非正式组织的破坏性

　　如上所述，正式组织的存在和发挥作用建立在一定程度上包容和满足大多数个体的目标、需要和个性追求的基础上。当正式组织偏离其依托的基础，偏离其基本生存条件时，或者超过合理的限度之后，非正式组织就会起破坏性作用。

　　那些没有在正式组织中得到重视，没有得到体现的目标、需要、个性追求，就会在人与人非正式的接触交往中寻找实现的途径。显然，这个未得到重视、未得到体现的部分越大，到非正式组织中寻求实现的需求就越强，力量也更大。非正式的群体就会演变为体现此类目标、需求和追求的力量。这种力量能够削弱正式组织管理过程的作用；可能与正式组织抗衡；或者渗透、依附于正式组织，借助正式组织的力量实现团伙、帮派的利益和目的。在极端情况下，会导致组织崩溃。

　　五、对非正式组织的管理和控制

　　(一)组织管理中需要认识到组织形成和存在的基础

　　组织形成和存在的基础，是大家共有的目标和需要，是每一个有差异的个人目标、需求、追求的共同部分。正式组织是这个共同部分目标明确化、结构形式化、职能角色化、规范制度化的“上层建筑”。虽然组织管理技术的进步使组织对个人行为和心理的支配及影响达到了空前程度，造就了今天所谓的“组织化社会”，但并没有改变上述组织形成和存在的基础。在正式的组织管理过程中，无论是共同的目标、战略、制度规范、业务流程、业务规范对个人行为的约束和调整，还是激励报酬、晋升、职业发展等对个人行为的引导和调节，抑或是其他管理手段和职能，始终都不应偏离这个基础。这是组织管理的基本前提，管理者对此必须始终保持清醒的认识。

　　(二)组织管理不能局限于现代西方管理科学范畴的职能化管理，对非正式组织要给予关注

　　除了正式的组织管理过程意义上的技术性、职能化管理工作外，管理者还必须时时刻刻关注组织存在和发展的基础，关注正式的组织管理过程与其依赖的作用基础之间的一致性或背离程度，尽最大努力调节和把握正式的制度诸如战略、计划职能、组织职能、领导职能、控制职能，使之建立在大多数组织成员共同的需要、目标和追求基础上，从而在根本上消除非正式组织发挥破坏性作用的土壤。同时，要时刻关注组织成员的观念变化、情感诉求和需求指向，关注非正式组织的状态，关注非正式组织的作用方向和力量，以此衡量正式的组织管理过程是否偏离了生存的基础和正确的轨道，并予以必要的调整。

　　(三)管理过程对个人行为的支配和调节要有合理的“度”

　　组织成员的个性中未能和无法组织化的部分是非正式组织形成的基础，这是组织中客观存在的、无法消除的现实。正式的组织管理过程对人的行为的支配和调节也应该把握一个合理的界限，给个性留有必要的空间。过度的支配和约束超越了个人行为可角色化、可形式化、可理性化的限度，就会带来个性的抵触和反抗。结果不但不能达到管理者支配和调节的目的，反而会强化个人的不合作倾向，强化非正式组织的基础。有限度地使用自律手段，给个体自律留有一定空间，把握管理中必要的、合理的“度”，是避免由于过度调节而带来的负面作用，避免强化此种意义上的非正式组织基础的重要方面。

　　(四)对非正式组织进行必要的引导和调节

　　上述第二个作用和第三个作用是为了消除非正式组织的破坏性作用基础，试图消除过度的管理约束会强化非正式组织的弊病。在组织管理中，还需要注意的是要为非正式组织提供必要的生存空间，并把非正式组织的作用导向正式的组织管理方向。这样有助于发挥一定限度内非正式组织的积极作用，维持健康的组织生态。当个体的需求、情感、追求达到较高的实现状态，组织内形成良好的组织生态时，个人行为的职能化、组织化得以加强，非正式组织的积极作用就会在正式组织的管理过程中发挥出来。

作者介绍：王利平，中国人民大学商学院教授，博士生导师；苏雪梅，中国人民大学商学院博士研究生，北京 100872。